30. August 2023 8 Minuten Lesezeit Tipps & TricksWissenswertes
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Auch wenn die Corona-Pandemie im Alltag keine Rolle mehr spielt, hat sie in der Arbeitswelt nachhaltige Spuren hinterlassen: In vielen Branchen hat der Anteil der Remotearbeit stark zugenommen. Auch der akute Fachkräftemangel trägt dazu bei, dass Unternehmen neue Wege gehen und flexiblere Arbeitsmodelle anbieten müssen. Die Möglichkeit, von zu Hause aus zu arbeiten, ist für viele Arbeitssuchende ein wichtiges Auswahlkriterium für eine potenzielle neue Stelle.
Ein gut durchdachter digitaler Onboarding-Prozess ist daher unerlässlich, um neue Mitarbeitende effizient einzuarbeiten und schnell in bestehende Teams zu integrieren, unabhängig von deren physischem Standort.
Der Onboarding-Prozess beginnt mit der Vertragsunterzeichnung und endet etwa nach den ersten sechs Monaten im Job. Ziel ist es, die neuen Mitarbeitenden fachlich fit zu machen und sie ins Team zu integrieren. So können sie schnell einen Mehrwert liefern und die Anfangsfluktuation wird durch höhere Zufriedenheit gesenkt, was zu erheblichen Kosteneinsparungen führt. Ein gelungenes Onboarding bildet die Basis für eine langfristige und erfolgreiche Zusammenarbeit.
Doch Vorsicht: Das Onboarding lässt sich nicht einfach eins zu eins vom Analogen ins Digitale übertragen. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, worauf es bei einem gelungenen Onboarding-Prozess ankommt und geben Ihnen sieben praktische Tipps für eine erfolgreiche digitale Einarbeitung.
Ein typischer Onboarding-Prozess kann in drei Phasen unterteil werden: Preboarding, Orientierung und Integration. Diese Phasen sind sowohl für die analoge als auch digitale Einarbeitung relevant und sollten bei der Gestaltung eines Onboarding-Prozesses immer berücksichtigt werden.
Das Preboarding ist die erste Phase im Onboarding-Prozess und beginnt mit der Vertragsunterzeichnung. Diese Phase geht bis zum ersten Arbeitstag. Der Fokus liegt darauf, neue Mitarbeitende an die Hand zu nehmen und ihre Fragen zu klären. Durch die Bereitstellung relevanter Informationen vor dem offiziellen Arbeitsbeginn können sich die neuen Teammitglieder bereits mit dem Unternehmen vertraut machen und erste Kontakte zu zukünftigen Kolleginnen und Kollegen knüpfen. Durch die aktive Bereitstellung von Informationen wie Unternehmensleitlinien, Organigrammen oder Einführungsvideos schaffen Sie eine Basis für Vertrauen und Orientierung. So fühlen sich die neuen Mitarbeitenden von Anfang an gut aufgehoben und vorbereitet.
An das Preboarding schließt sich nahtlos die etwa dreimonatige Orientierungsphase mit dem ersten Arbeitstag an. Der erste Eindruck ist entscheidend und sollte bei den neuen Mitarbeitenden positiv in Erinnerung bleiben. Damit dies gelingt, müssen Soft- und Hardware vom ersten Tag an einsatzbereit sein – nichts ist frustrierender, als wenn man stundenlang mit der Technik kämpfen muss und nicht starten kann. Ebenso wichtig ist eine strukturierte Einführung in die Aufgaben und Prozesse, sowohl des Unternehmens als auch der jeweiligen Abteilung. In den ersten Wochen sollten außerdem konkrete Ziele und Erwartungen definiert werden, an denen sich die neuen Mitarbeitenden orientieren können. Was nicht unterschätzt werden darf: die persönliche Komponente. Optimal ist es, wenn die „Newcomer“ bereits in den ersten Tagen die Gelegenheit haben, ihre neuen Kolleginnen und Kollegen kennenzulernen. Verschiedene Formate wie Team-Meetings, Einführungsveranstaltungen oder informelle Treffen, wie gemeinsame (virtuelle) Kaffee- oder Mittagspausen, können dabei helfen.
Von der Orientierungsphase geht es direkt in die Integrationsphase. In den ersten sechs Monaten steht eine optimale fachliche Einarbeitung im Vordergrund. Ziel ist es, dass die neuen Mitarbeitenden nicht nur die Abläufe und Aufgaben verstehen, sondern auch eigene Ideen einbringen und selbstständig umsetzen können. Ein strukturierter Einarbeitungsplan bildet dafür die Grundlage. Regelmäßige Feedbackgespräche sind in dieser Phase sehr wichtig. Sie stellen sicher, dass keine Missverständnisse in den gegenseitigen Erwartungen entstehen. Auch der soziale Aspekt sollte nicht vernachlässigt werden. Teamevents und informelle Treffen bieten eine gute Gelegenheit, die neuen Kolleginnen und Kollegen besser kennen zu lernen und eine persönliche Bindung aufzubauen. Am Ende der Integrationsphase sollten die neuen Mitarbeitenden nicht nur fachlich vollständig eingearbeitet, sondern auch komplett ins Team integriert sein. So schaffen Sie die Basis für eine langfristige und erfolgreiche Zusammenarbeit.
Beim digitalen Onboarding kann die fachliche Komponente durch einen intelligenten Mix verschiedener Formate hervorragend abgedeckt werden. E-Learning, Team-Websessions, virtuelle Workshops und individuelle Video-Calls sind hier besonders effektiv. Damit das alles beim Onboarding einen guten ersten Eindruck hinterlässt, Spaß macht und die Inhalte im Gedächtnis bleiben, sollten die Inhalte gut gemacht sein: aktuell, verständlich, interaktiv, unterhaltsam und didaktisch sinnvoll.
Wenn all diese Aspekte erfolgreich umgesetzt werden, kann die Digitalisierung des Onboardings eine echte Chance für Unternehmen sein. Einmal erstellte Inhalte können in Form von E-Learning-Modulen immer wieder verwendet, mit geringem Aufwand angepasst und aktuell gehalten werden. Der Aufwand für Präsenzschulungen wird dadurch deutlich reduziert.
Übrigens: In unserem KI-Autorentool knowtion finden Sie eine bereits mit Inhalten gefüllte Onboarding-Themenvorlage. Diese können Sie direkt so verwenden oder nach Ihren Wünschen anpassen.
Auch für die Mitarbeitenden bietet digitales Onboarding zahlreiche Vorteile: Sie können zeit- und ortsunabhängig auf die Inhalte zugreifen, sind nicht von der Verfügbarkeit ihrer Kolleginnen und Kollegen abhängig und können in ihrem eigenen Tempo lernen. Zudem können sie die Inhalte jederzeit erneut abrufen und ihr Wissen bei Bedarf auffrischen. Größte Herausforderung beim digitalen Onboarding bleibt jedoch die soziale Komponente. Die üblichen gemeinsamen Mittagspausen oder Gespräche an der Kaffeemaschine im Büro müssen durch alternative Formate ersetzt werden, damit sich die neuen Mitarbeitenden auch persönlich willkommen fühlen und schnell ins Team integriert werden. Dabei kann die räumliche Distanz eine Hürde darstellen, die jedoch mit etwas Mehraufwand und kreativen Ideen überwunden werden kann. Eine Kaffeepause funktioniert zum Beispiel auch digital sehr gut – zwar geht die Spontaneität etwas verloren, aber dennoch kann man sich bei einem vorgeplanten Termin besser kennenlernen.
Wie Sie sowohl das fachliche als auch das soziale Onboarding erfolgreich digitalisieren, zeigen wir Ihnen mit den folgenden sieben Tipps. Lassen Sie sich inspirieren!
Viele Unternehmen haben seit Jahren bewährte Einarbeitungspläne. Durch die Remote-Arbeit ist nun jedoch ein Umdenken erforderlich: Für das Remote-Onboarding sollte mehr Zeit eingeplant werden. Im Büro lernen neue Mitarbeitende vieles nebenbei und integrieren sich organisch ins Unternehmen. Sie können den Kolleginnen und Kollegen über die Schulter schauen und werden durch die gemeinsame Zeit vor Ort leicht ins Team integriert. Im Home-Office müssen Termine geplant oder E-Mails geschrieben werden für all das, was sonst nebenbei passiert. Das braucht Zeit und eine viel genauere Struktur, damit sich die Neuen trotz der räumlichen Distanz nicht verloren fühlen. Eine durchdachte Planung und klare Kommunikationswege sind hier der Schlüssel zum Erfolg. Auch wenn es etwas aus der Mode gekommen ist: Gerade zur Anfangszeit sollten Sie spontane Anrufe ausdrücklich fördern – das spart letztendlich Zeit auf beiden Seiten. Oft können Dinge schnell in ein paar Minuten geklärt werden, dafür sollte man nicht erst eine Besprechung planen müssen.
Damit die Neulinge einfach mit den Kolleginnen und Kollegen kommunizieren können, sollte die digitale Kommunikation so einfach und persönlich wie möglich sein. Neben E-Mails sind Instant Messenger unverzichtbar. Sie ermöglichen eine unverbindliche und persönlichere Kommunikation. Die Hürde, Kolleginnen und Kollegen zu kontaktieren, wird dadurch gesenkt. Emojis und GIFs können versendet werden, was die soziale Integration fördert. Tools wie Slack oder Microsoft Teams bieten hier vielfältige Möglichkeiten.
Auch Videokonferenzen sollten zum Alltag im Home-Office gehören. Eine persönliche Beziehung lässt sich viel leichter aufbauen, wenn man Gesichter, Mimik und Gestik sieht – also: Kamera an! Skype, Slack oder Microsoft Teams ermöglichen sowohl Instant Messaging als auch Videokonferenzen. Diese Tools bieten auch die Möglichkeit, den Bildschirm zu teilen. Das vereinfacht die fachliche Einarbeitung enorm, indem Mitarbeitende den neuen Kolleginnen und Kollegen live Aufgaben zeigen oder sie durch Präsentationen führen können.
Die Möglichkeit, Videokonferenzen aufzuzeichnen, bietet einen weiteren Vorteil: Einmal aufgezeichnete Inhalte können digital zur Verfügung gestellt werden, sodass der „Onboardee“ die Inhalte nach Belieben anschauen kann. So gewinnen beide Seiten an Flexibilität und der Arbeitgeber spart Zeit und Kosten.
Ein großer Vorteil des digitalen Onboardings ist die Möglichkeit, Inhalte asynchron (zeitversetzt) zur Verfügung zu stellen. Dies kann jedoch dazu verleiten, alle Informationen auf einmal bereitzustellen und die Neuankömmlinge damit allein zu lassen. Diese Informationsflut kann schnell überfordern und lässt wenig Raum für Rückfragen.
Stattdessen sollten die Inhalte nach und nach in einer strategisch geplanten Reihenfolge vermittelt werden. Hilfreich ist es, den Onboarding-Prozess wie ein E-Learning mit aufeinander aufbauenden Modulen zu strukturieren. So können die Mitarbeitenden Schritt für Schritt lernen – man spricht hier auch von einer Lernstrecke. Zum Einstieg könnten die Neulinge beispielsweise ein Willkommensvideo mit einer persönlichen Begrüßung durch die Geschäftsführung erhalten. Darauf folgt ein interaktives Learning Nugget, das spielerisch die Strategie und Ziele des Unternehmens vorstellt. Daran kann sich eine fachliche Schulung anschließen, die in kurze Lerneinheiten und Diskussionsrunden unterteilt ist.
Um den neuen Mitarbeitenden Sicherheit zu geben, bietet es sich an, neben dem Vorgesetzten eine feste Mentorin oder einen festen Mentor zur Seite zu stellen. Diese Person kann bei Fragen und Anliegen aller Art unterstützen und so den Einstieg erleichtern.
Ein digitales Onboarding bietet viele Möglichkeiten, die neuen Kolleginnen und Kollegen mit kreativen Lösungen zu überraschen und für den neuen Arbeitgeber zu begeistern. Dies beginnt bereits bei der Begrüßung, die auch digital persönlich gestaltet werden kann. Beispiele hierfür sind spielerische Kennenlernrunden via Videokonferenz, ein interner Podcast oder ein virtueller 360°-Bürorundgang. Auch virtuelle Kaffee- oder Mittagspausen, digitale Teamevents wie virtuelle Escape Rooms oder Videokonferenz-Scribbles sind unterhaltsame Alternativen. Unternehmensweite Programme wie „Mystery Lunch“ oder „Coffee Lottery“, bei denen Mitarbeitende einander zugelost werden, fördern den informellen Austausch und stärken das Gemeinschaftsgefühl.
Die Identifikation mit dem Unternehmen kann zusätzlich durch ein Willkommenspaket gefördert werden. Eine Tasse mit Firmenlogo, Home-Office-Bedarf oder andere kleine Aufmerksamkeiten schaffen einen persönlichen Bezug und heißen die neuen Mitarbeitenden herzlich willkommen.
Die digitalen Onboarding-Inhalte sind erstellt, doch wie gelangen diese nun zu den Mitarbeitenden? Natürlich können Sie die Inhalte per E-Mail, über den Firmenserver oder das Intranet teilen. Eine noch vielseitigere Möglichkeit bietet spezielle Software wie ein Learning Management System (LMS). Mit einem LMS können Sie beliebig viele Lerninhalte – ob Video, PDF, Learning Nugget oder Podcast – hochladen und bestimmten Zielgruppen zur Verfügung stellen. Sie können Abhängigkeiten zwischen den Lernmodulen definieren, so dass die Lernenden diese in einer bestimmten Reihenfolge absolvieren. Darüber hinaus bietet ein LMS den Vorteil, dass der Lernfortschritt der Lernenden ausgewertet werden kann. So wissen Sie immer, wo jeder Lernende steht.
Es gibt auch spezielle Softwarelösungen, die den gesamten Onboarding-Prozess automatisieren. Neue Mitarbeitende finden hier alle Informationen und Lerninhalte an einem Ort. Arbeitgeber erhalten Unterstützung bei der Erstellung von Checklisten und Roadmaps. Diese Lösungen sind besonders hilfreich, um den Onboarding-Prozess effizient und strukturiert zu gestalten. Welche Lösung sich am besten eignet hängt von der Unternehmensgröße und den individuellen Anforderungen ab.
Dieser Tipp bezieht sich auf alle Aspekte und vorherigen Tipps, da alle Inhalte, Automatisierungen und Kreativität ihren Wert verlieren, wenn sie nicht auf die Bedürfnisse des Unternehmens und der Mitarbeitenden abgestimmt sind. Der Onboarding-Prozess sollte nicht nur für die neuen Kolleginnen und Kollegen angenehm, lehrreich und transparent sein, sondern auch den Anforderungen des Unternehmens in Bezug auf Kosten, Zeitaufwand, Lerneffekt und Teamintegration entsprechen. Basierend auf dem Feedback aller Beteiligten sollten Sie kontinuierlich neue Inhalte entwickeln und bestehende Inhalte und Prozesse überarbeiten. Ein standardisierter Feedbackbogen ist dabei besonders hilfreich. Er ermöglicht vergleichbare Bewertungen und eine objektive Optimierung des Onboarding-Prozesses. Durch die regelmäßige Anpassung und Verbesserung des Onboarding-Prozesses stellen Sie sicher, dass sowohl die neuen Mitarbeitenden als auch das Unternehmen maximal profitieren. Erstere fühlen sich gut aufgehoben und integriert, während das Unternehmen die Effizienz und Effektivität des Prozesses steigert.
Es gibt viele Möglichkeiten, digitales Onboarding nicht nur fachlich erfolgreich zu gestalten, sondern auch trotz räumlicher Distanz eine persönliche Ebene herzustellen. Dennoch kann persönlicher Kontakt nicht zu 100 % ersetzt werden. Je nach Wohn- und Bürosituation aller Beteiligten ist es daher eine gute Ergänzung, sich bei Gelegenheit persönlich kennenzulernen. Ein gemeinsamer Tag im Büro, ein Treffen nach Feierabend oder ein Teamevent bieten die perfekte Gelegenheit für persönlichen Austausch. Diese Treffen sind nicht nur eine willkommene Abwechslung zur Bildschirmarbeit, sondern stärken auch das Gemeinschaftsgefühl und die persönliche Bindung im Team.
Fazit
Sie sehen: Es gibt viele Möglichkeiten, auch digital eine persönliche Ebene zu schaffen. Für eine optimale Einarbeitung und Bindung ist es jedoch von Vorteil, das digitale Onboarding durch Offline-Aspekte zu ergänzen und ein sogenanntes Blended Onboarding-Erlebnis zu schaffen. Damit vereinen Sie das Beste aus beiden Welten und schaffen eine starke Basis für eine langfristige und erfolgreiche Zusammenarbeit.
Der Aufwand und die Kosten für die Entwicklung eines digitalen Onboardings mögen zunächst abschreckend wirken. Doch anfängliche Investitionen sind keinesfalls rausgeschmissenes Geld. Ein gelungener Onboarding-Prozess führt zu geringeren laufenden Kosten und einer geringeren anfänglichen Fluktuation neuer Mitarbeitender.
Die wirtschaftliche Bedeutung des Onboarding sollte nicht unterschätzt werden. Ein gut durchdachter Onboarding-Prozess ist ein wichtiger Baustein, um Personalressourcen langfristig an das Unternehmen zu binden. Durch die Kombination von digitalen und persönlichen Elementen schaffen Sie ein umfassendes und effektives Onboarding-Erlebnis, das sowohl die fachliche als auch die soziale Einbindung neuer Mitarbeitender fördert.
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Andreas Schatz, Key Account Manager
